4 proste kroki do organizacji dokumentów!

Mimo postępującej cyfryzacji wszystkiego, wciąż mamy mnóstwo papierowych dokumentów. Jak nad nimi zapanować? Jak przestać gubić recepty, zaświadczenia, podania, rozliczenia, faktury, skierowania i wszelkie inne świstki, które jakiegoś powodu są (albo okażą się dopiero później) Bardzo Ważne?

Moje rady będą proste. Naprawdę banalne. Nawet trochę głupio o nich pisać, ale zauważyłam, że sporo osób, widząc mój sposób organizacji dokumentów, łapie się za głowę, bo nie tak proste rozwiązanie nie przyszło im do głowy.

1. Ustal jedno miejsce zrzutu

U mnie najlepiej sprawdza się segregator. Nie teczki, nie specjalna szuflada, a już na pewno nie stos na biurku.

Przeznacz miejsce na domowe archiwum i kup tyle segregatorów, ile potrzebujesz. Wcale nie muszą być poważne, czarne i „biurowe” – oferta sklepów papierniczych jest teraz naprawdę bogata i spokojnie znajdziemy alternatywę tak dla „urzędowych”, jak i dla dziecięcych segregatorów.
Ja mam tak, że jeśli coś podoba mi się wizualnie, chętniej z tego korzystam, więc ładne kolory i wzory „opakowań” naprawdę ułatwiają mi organizację.

2. Podziel na kategorie

Wyznacz tyle kategorii, ile potrzebujesz. Może to być:

  • ZDROWIE – wszystkie recepty, skierowania, wyniki badań…;
  • UCZELNIA – umowy, dyplomy, zaświadczenia, podania…;
  • PRACA – umowy, świadectwa pracy, wypowiedzenia…;
  • PITy – informacje o dochodach, rozliczenia, zeznania podatkowe…;
  • BANK – umowy, pisma, korespondencja…

… i cokolwiek jeszcze okaże się potrzebne. Kiedy pracowałam w biurze, w moim podręcznym segregatorze oprócz kategorii „Faktury do wyjaśnienia” czy „Rozliczenia”, miałam również zakładkę „Nie wiem, co z tym zrobić”, która naprawdę zdejmowała mi z oczu i z serca sprawy, z którymi w danej chwili… nie wiedziałam, co zrobić.

Każdą kategorię oznacz osobną kartonową przekładką do segregatora (u mnie świetnie sprawdzają się takie)

Każdy dokument umieść w jego kategorii w osobnej foliowej koszulce. Tak, prawdopodobnie będziesz potrzebować Bardzo Dużo koszulek, ale to naprawdę ułatwia przeglądanie i kontrolę nad posiadanymi dokumentami.

1

3. Zrzucaj od razu

Naprawdę: OD RAZU. Wracasz z urzędu, załatwiwszy wreszcie jakąś sprawę? Na pewno masz sporo papierków – schowaj je do archiwum. Wracasz od lekarza z wynikami badań – od razu schowaj je do archiwum. Odebrałeś/aś dyplom i myślisz tylko o tym, żeby się upić z radości? Najpierw schowaj go do archiwum.

Wyrabiając w sobie nawyk natychmiastowego archiwizowania dokumentów, unikniesz chaosu spod znaku „gdzie ja to wcisnąłem?”

 

4. Opisuj

Dokumenty często mają to do siebie, że na pierwszy rzut oka nie wiadomo, czym są. Dlatego, gdy chowasz coś do swojego archiwum (czyli póki jesteś na bieżąco ze sprawą), naklej na to kolorową karteczkę samoprzylepną z datą i krótkim opisem, np.:

lipiec 2015 / wypłaty zasiłku – ważne dla ZUS!
czerwiec 2016 / skierowanie na rehabilitację łokcia
12.11.2014 / błędnie wypełniona faktura, czekam na wyjaśnienia kontrahenta

Dzięki temu, szukając jakiegoś dokumentu, nie trzeba wczytywać się w treść każdego druku i każdej tabelki. Kolorowa karteczka od razu rzuca się w oczy, a własnoręczny opis często jest bardziej zrozumiały niż treść dokumentu. W ten sposób można też na bieżąco aktualizować status załatwienia danej sprawy.


To moje sposoby na zapanowanie nad papierzyskami, przetestowane tak w domu, jak i w pracy. Prawda, że proste?

Jakie Wy macie patenty na organizację dokumentów?

Zdjęcia z kaboompics.com

Reklamy

7 thoughts on “4 proste kroki do organizacji dokumentów!

  1. roxmummymodel pisze:

    Mam bardzo podobny sposób. W pracy robię dokładnie tak jak ty, włącznie z kategorią „WTF?” :) W domu z braku miejsca korzystam z teczek papierowych, a na dyplomy, świadectwa i akty UC mam takie aktówki, które już w sobie mają koszulki. Co do rachunków, to po wprowadzeniu do Exela – wywalam i już :)

    Polubione przez 1 osoba

  2. sandrawalawender pisze:

    Super! Pomogłeś mi zwłaszcza tym ‚nie wiem co z tym zrobic’ mam cała szufladę tych papierów….. bo do żadnej kategorii nie pasowały ;) Ps. Trzymasz opłacane rachunki domowe typu woda prąd? Można je wyrzucać? Jeszcze mi sie nigdy do niczego nie przydały a kolekcja nieustannie rośnie…

    Polubione przez 1 osoba

      • AG Words and Crafts pisze:

        Trudno mi odpowiedzieć na Twoje pytanie, ponieważ mieszkam w wynajmowanym mieszkaniu, rachunki za wodę, prąd itp. otrzymuje właściciel mieszkania i on nimi sobie rozporządza – nam przesyła wersje elektroniczne :)
        Nie masz obowiązku trzymać papierowych rachunków, za które należność już uregulowałaś. Dla spokoju sumienia (bo zawsze pojawia się myśl „a jak coś będzie nie tak?”) można założyć czas przechowywania takich dokumentów, np. 2 lata i sukcesywnie pozbywać się starszych :) Oczywiście pamiętając o zamazaniu danych osobowych, a najlepiej – przepuszczeniu rachunków przez niszczarkę.

        Lubię to

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s